RSVP online membantu penyelenggara acara mencatat konfirmasi kehadiran langsung dari halaman undangan dan mengelolanya dari workspace yang sama. Dibanding meminta jawaban satu per satu melalui chat, alur ini membuat data kehadiran lebih terstruktur dan mudah ditinjau menjelang acara.
Apa itu RSVP online?
RSVP adalah singkatan dari *Répondez s'il vous plaît*, yang berarti permintaan untuk memberikan jawaban. Dalam undangan digital, tamu dapat memilih status kehadiran dan mengirim informasi yang memang diminta oleh penyelenggara.
Di UndanganKu, RSVP berada di dalam workspace undangan. Data respons dapat ditinjau dari pusat RSVP tanpa perlu membuat formulir eksternal terpisah.
Manfaat utama RSVP
- Status kehadiran terstruktur. Tamu dapat menyampaikan hadir atau tidak hadir melalui form undangan.
- Jumlah rombongan lebih jelas. Kapasitas tamu dan jumlah pihak yang hadir dapat dicatat sesuai konfigurasi undangan.
- Batas waktu RSVP. Anda dapat menentukan deadline agar form berhenti menerima respons setelah waktu yang ditetapkan.
- Pertanyaan tambahan. Tambahkan pertanyaan teks atau pilihan ketika ada informasi yang memang perlu dikumpulkan.
- Preferensi acara. Menu atau kebutuhan lain yang didukung dapat dikelola dari konfigurasi RSVP.
- Ekspor operasional. Data RSVP dapat diekspor untuk kebutuhan koordinasi acara.
Mengatur RSVP di UndanganKu
- Buka undangan dari Dashboard.
- Masuk ke pusat RSVP.
- Atur jumlah kursi default bila diperlukan.
- Tentukan deadline RSVP atau biarkan kosong jika tidak ingin memakai batas waktu.
- Tambahkan pilihan menu atau pertanyaan tambahan hanya jika benar-benar diperlukan.
- Simpan pengaturan lalu periksa tampilan undangan melalui Preview.
Form publik tetap mengikuti konfigurasi yang sudah diterbitkan. Jika undangan sedang tayang dan Anda mengubah konten yang termasuk Draft Perubahan, periksa kembali versi yang akan diterbitkan sebelum tamu melihat perubahan tersebut.
Membaca respons tamu
Pusat RSVP menyediakan filter dan pencarian untuk membantu meninjau respons. Gunakan data ini bersama daftar tamu, bukan sebagai pengganti identitas tamu yang sudah tersimpan di workspace.
Jika tamu menggunakan tautan personal, RSVP dapat mempertahankan konteks tamu tersebut. Untuk perubahan operasional yang dilakukan oleh pengelola, gunakan detail RSVP dan action koreksi yang tersedia agar histori tetap tercatat dengan benar.
Tips memakai RSVP
- Tentukan deadline yang realistis sesuai kebutuhan katering dan venue.
- Jangan meminta data sensitif yang tidak diperlukan untuk acara.
- Gunakan pertanyaan tambahan secara terbatas agar form tetap mudah diisi.
- Tinjau respons secara berkala menjelang acara.
- Gunakan Kampanye WhatsApp atau Automasi untuk pengingat hanya kepada audience yang relevan.
RSVP yang baik bukan sekadar mengumpulkan jawaban, tetapi membantu penyelenggara memahami kebutuhan kehadiran tanpa membuat proses tamu menjadi rumit.
Baca panduan RSVP & interaksi tamu untuk alur yang lebih operasional.